Klik op de tekstblokken voor meer informatie en schermafbeeldingen
Alle inkomende documenten worden direct na binnenkomst in uw organisatie digitaal vastgelegd in Document Management Systeem JOIN. Door alle fysiek inkomende stukken (brieven, offertes, rapporten) te digitaliseren en te registreren creëert u een omgeving waarin ook de verwerking (workflow) digitaal kan verlopen, waarbij de stukken automatisch in het beveiligde digitale postvak van de juiste stakeholder wordt aangeboden, eenvoudig kunnen worden teruggevonden en dus ook niet meer kwijtraken. De informatie blijft digitaal in de juiste dossiers beschikbaar voor de daartoe geautoriseerde gebruikers.
Interne correspondentie tussen afdelingen kan centraal worden vastgelegd in JOIN, dus niet 2x registreren van dezelfde brief. Veel correspondentie tussen afdelingen heeft te maken met besluitvorming. Denk hierbij aan post tussen adviesraden zoals cliëntenraad of zorg adviesraad aan een raad van bestuur. Door het digitaliseren van dit proces, neemt de “losse” interne correspondentie binnen zorginstellingen snel af.
Alle post eenvoudig geregistreerd, overzichtelijk bij elkaar.
Accreditatie in de zorgsector is het erkennen van de deugdelijkheid van de zorginstelling. Een en ander wordt periodiek uitgevoerd door het Nederlands Instituut voor Accreditatie in de Zorg (NIAZ). Hierbij wordt de kwaliteit van de zorg getoetst, zodat burgers kunnen vertrouwen dat zorginstellingen met NIAZ-accreditatie “het huis op orde hebben”. De geaccrediteerde instellingen bieden veilige en verantwoorde zorg. Daarbij worden zorginstanties getoetst op diverse parameters zoals efficiënte inzet van personeel en interne borging van veiligheid en kwaliteit.
JOIN speelt voor vele zorginstellingen een belangrijke rol in het accreditatieproces. Stakeholders kunnen op eenduidige en veilige wijze digitaal informatie uitwisselen, waarbij geautomatiseerd fatale termijnen kunnen worden gemonitord. De informatie wordt op veilige wijze voor de juiste stakeholders bewaard conform de hiervoor beschikbare wettelijke kaders. Met JOIN heeft uw zorginstelling de administratie digitaal goed op orde en kunt u op elk gewenst moment bewijzen dat er is voldaan aan de door het NIAZ gestelde eisen.
Overzicht van de Windows “Verkennerstructuur” in JOIN
Door de digitale ontwikkelingen verandert de wereld om ons heen in een snel tempo. In die veranderende wereld bevindt zich de informatiehuishouding van educatie instellingen ook op een duidelijk omslagpunt: van papier naar digitaal, van decentraal naar kennisdeling.
Met JOIN wordt het volledige besluitvormingsproces digitaal. Alle relevante documenten, processtappen en acties worden in één systeem vastgelegd. De indiener kan zijn voorstel zelfstandig binnen JOIN in een sjabloon creëren en indienen. Genoemde casus hoeft als voorstel maar 1 keer te worden opgeslagen bij de aanvraag en zijn voor alle betrokkenen, zoals Cliëntenraad, Zorg Advies Raad, de OR, de Medisch Specialisten en de Raad van Bestuur inzichtelijk.
De indiener kan de behandelgang en de bijbehorende status digitaal volgen, waarbij de Raad van Bestuur eenvoudig de aanvragen op een Digitale vergadering geplaatst krijgt. JOIN faciliteert versiebeheer, zodat je zicht hebt welke aanpassingen er gedurende het proces zijn doorgevoerd en wat er is gebeurd met de adviezen die de diverse adviesraden hebben uitgebracht. Wanneer er besluitvorming plaatsvindt krijgt de indiener automatisch terugkoppeling wanneer de aanvraag is behandeld en er een besluit heeft plaatsgevonden.
Registratie van een in te dienen voorstel.
Automatisch gelogde annotaties bij dossiervorming
Als zorgaanbieder dienen calamiteiten verplicht gemeld te worden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dat is vastgelegd in de Wet Kwaliteit, Klachten en Geschillen Zorg (WKKGZ). Initieel wordt een incident eerst intern gemeld bij de Raad van Bestuur. Deze moet binnen 3 werkdagen beoordelen of het een calamiteit is die moet worden gemeld bij IGJ.
JOIN faciliteert dat het gehele dossier digitaal binnen uw zorginstelling op centrale wijze wordt vastgelegd en de termijnen automatisch worden bewaakt. Zowel de melding, als de interne onderzoeken en de afschriften, kortom de gehele correspondentie die zorginstellingen ontvangen vanuit de Inspectie Gezondheidszorg worden volledig digitaal in JOIN opgeslagen. Als zorginstelling bent u via deze werkwijze volledig aantoonbaar in control of de calamiteit tijdig binnen de wettelijke kaders van de IGJ is aangemeld.
Volledig gebundelde digitale correspondentie in het klachtdossier
Het onderhandelen en afsluiten van zorgcontracten wordt steeds belangrijker voor zorginstellingen. Op een eenduidige en transparante wijze vastleggen van dit proces is dan ook cruciaal. Binnen JOIN kan per jaar en zorgverzekeraar een case worden aangemaakt waarin alle relevante documenten worden opgeslagen.
Via geautomatiseerde workflow kan de status van onderhandelingen worden bijgehouden, van eerste concept, tot definitief getekende overeenkomst. Ook als deze definitieve overeenkomsten in een andere tool worden opgeslagen (vaak is daar geen mogelijkheid tot voortgang beheer of concept versies). Door ieder jaar/periode voor iedere zorgverzekeraar een registratie aan te maken, heb je ook direct inzichtelijk met welke verzekeraars nog geen overeenstemming is bereikt.
Processtap in de workflow voor onderhandeling
Als zorginstellingen streeft u een zo hoog mogelijke kwaliteit van zorg na. Uiteraard neemt u klachten serieus en wilt u deze op een correcte wijze afhandelen. Met de inrichting van klachten binnen JOIN, kunnen klachten op een centrale plek worden vastgelegd. Melders ontvangen geautomatiseerd een ontvangstbevestiging, per brief/of e-mail, waarna de klacht (afhankelijk van type of onderwerp) terecht komt bij de juiste behandelaar.
De gehele correspondentie wordt in één centraal dossier digitaal bijgehouden. Workflow zorgt er voor dat klachten volgens een uniforme wijze worden afgehandeld. Indien er kans is op een schadevergoeding kan direct worden geëscaleerd naar directie, jurist of bestuurslid. Uiteraard is de gehele correspondentie in het klachtdossier, alleen zichtbaar voor daartoe geautoriseerde personen binnen uw organisatie.
Volledig gebundelde digitale correspondentie in klachtdossier
Klachtenregistratie in JOIN
