Laatste nieuws

Older news Newer news

Gemeente Stichtse Vecht live met Decos KCS

Na een korte implementatietijd heeft gemeente Stichtse Vecht het innovatieve Decos Klant Contact Systeem (KCS) in gebruik genomen. Hiermee gebruikt het Telefonisch Informatie Centrum met 18 medewerkers nu één systeem om alle klantvragen te beantwoorden. Zaken, documenten en product- en medewerkersinformatie zijn snel en eenvoudig terug te vinden in het KCS. 'Sinds de invoer van het KCS kan ik vanuit één scherm alle bronnen raadplegen, die ik nodig heb om de klant zo snel en goed mogelijk antwoord te geven. Wanneer ik zelf de klant niet kan helpen, kan ik diegene direct doorverbinden naar een collega die de juiste kennis beschikt. En dankzij de terugbelnotities heb ik ook meer grip op de kwaliteit van onze dienstverlening', aldus Jeske Ploeg, Kwaliteitsmedewerker Telefonisch Informatie Centrum (TIC) bij de gemeente Stichtse Vecht.

Telefoonintegratie met het Decos KCS

De TIC medewerkers krijgen door de telefoonintegratie met het Decos KCS direct bij een binnenkomend gesprek alle relevante informatie over de klant op hun beeldscherm. Kan de TIC medewerker de klant niet helpen, dan kan via het KCS doorverbonden worden naar de andere medewerker in de back office. In het KCS is de aanwezigheid en beschikbaarheid van een collega zichtbaar dankzij de Microsoft Lync integratie. Wanneer deze collega beschikbaar is, kan de klant eenvoudig doorverbonden worden. Mocht deze collega niet beschikbaar zijn, dan is het mogelijk om een terugbelnotitie te maken. Deze terugbelnotitie komt via een e-mail binnen bij de desbetreffende persoon en zorgt voor relevante informatie waardoor een snelle afhandeling van het klantcontact mogelijk is.

Positieve samenwerking

De gemeente Stichtse Vecht gebruikt het Decos KCS in combinatie met koppelingen naar diverse andere applicaties. Met de telefoonintegratie, Lync integratie, koppeling met GBA-V en Product en Diensten Catalogus heeft de gemeente koppelingen in gebruik genomen die ervoor zorgen dat de informatie uit deze externe bronnen beschikbaar komt in het Decos KCS. Sommige koppelingen zijn op verzoek gemaakt en op een goede en snelle manier tot stand gekomen. 'Er werd snel geschakeld met andere leveranciers om koppelingen zo snel mogelijk te realiseren en het Decos KCS zo goed mogelijk aan te laten sluiten op de wensen van gemeente Stichtse Vecht. Wat ik ook als erg positief heb ervaren is dat onze feedback snel werd verwerkt in de applicatie. Bovendien is de samenwerking tijdens de implementatie goed verlopen en de Decos consultants hebben hierin een belangrijke rol gespeeld' zegt Jeske Ploeg. Door de invoering van het Decos KCS zorgen alle 430 medewerkers in de organisatie voor het snel en accuraat afhandelen van het klantcontact van haar 63.000 inwoners!

The New Decos Experience!

Decos steekt haar portfolio in een nieuw jasje! Werken met Decos wordt een geheel nieuwe ervaring. Aan de hand van drie kernwaarden werkt Decos continu om haar portfolio te verbeteren en uit te bouwen met innovaties.

Usability

Onder usability verstaan we het voldoen aan een goed ontwerp, gebruiksvriendelijkheid en eenvoud. Iedere applicatie van Decos moet aan deze eisen voldoen. De oplossing moet handig en intuïtief in gebruik zijn. Uitgebreide handleidingen behoren tot het verleden!

Co-creatie

Decos maakt haar oplossingen in nauwe samenwerking met haar klanten. Geen enkele oplossing slaagt zonder dat deze vooraf is getoetst aan de behoefte van de klant. De gebruiker is daarom voor Decos de belangrijkste zintuig. Vandaar dat Decos graag via co-creatie oplossingen maakt. Als testklant heeft u het privilege om als eerste met de nieuwste ontwikkelingen te werken en samen met Decos deze oplossingen te verbeteren.

Wilt u testklant van Decos worden? Meld u dan hier aan!

Ready to use

Onze oplossingen moeten gelijk klaar zijn om in gebruik te nemen. Een uitdaging die Decos stelt is om het beheer van een applicatie zo miniem mogelijk te maken. Met het lanceren van Zaaktypen.nl wil Decos dit realiseren. Via deze tool kunt u eenvoudig de zaaktypen van uw organisatie beheren. Daarbij draait Zaaktypen.nl in de cloud waardoor u altijd beschikt over de laatste versie. Onderhoud aan servers en databases zijn niet meer nodig.

Integratie I-Navigator met Zaaktypen.nl

Bent u al bekend met Zaaktypen.nl? Met Zaaktypen.nl kunt u op een eenvoudige en gestandaardiseerde wijze uw zaaktypen beheren. Volledig in de cloud en gebaseerd op de bewezen standaard ZTC 2.0 van KING-gemeenten. Dat niet alleen: naast de hoge mate van gebruiksvriendelijkheid zorgt u er met Zaaktypen.nl voor dat het beheer van uw zaaksysteem aanzienlijk wordt vereenvoudigd.

Om het beheer van uw zaaktypen nog verder te vereenvoudigen stellen wij u met de koppeling met Model DSP (ook bekend onder I-Navigator) in staat om de procesinformatie die daar wordt vastgelegd en beheerd te gebruiken in Zaaktypen.nl. Denkt u hierbij aan onder andere algemene gegevens, zoals termijnen, maar ook documenten, statussen en resultaten. Aanpassingen in uw processen worden automatisch door de koppeling verwerkt in Zaaktypen.nl en het zaaksysteem.

Hoe te gebruiken?

Om van de koppeling gebruik te maken heeft u een geldig account voor Zaaktypen.nl nodig en dient u ten minste gebruik te maken van versie 3 van I-Navigator. Wilt u meer weten over de koppeling van Zaaktypen.nl met I-Navigator?

Neem dan contact op met Decos via +31 8833 26700 of stuur een mail naar info@decos.com.

Inspirerende Decos Relatiedagen op de Antillen

Afgelopen week zijn de Decos Relatiedagen op de Nederlandse Antillen gehouden. Dit jaar werden de relatiedagen van Decos Caribbean op zowel Curaçao, Aruba en Sint Maarten georganiseerd. Het was alweer de 10e editie op Curaçao en de 8e voor Aruba, maar voor het eerst was er dit jaar ook een relatiedag op Sint Maarten. Net als in Nederland was het thema van de dagen 'Inspire to Innovate'. Bert Hendriks, directeur van Decos Information Solutions Nederland en mede oprichter van Decos Caribbean, kijkt terug op zeer geslaagde dagen.

“Ik ben erg trots om te zien hoe Decos Caribbean door de jaren heen sterk is gegroeid en we hier nu met afstand marktleider zijn. De partners Ictual en ITP Caribbean hebben inspirerende relatiedagen georganiseerd met afwisselende programma’s. Goed om te zien hoe ook hier onze ontwikkelingen ten aanzien van zaakgericht werken, volledige digitalisering en nieuwe user interface omarmt worden.”

Tijdens de relatiedagen zijn er inspirerende business cases behandeld, zoals het volledig digitaal werken van de Loans Department van Banco di Caribe. Verder zijn ontwikkelingen als Zaaktypen.nl en de nieuwe user interfaces voor Decos D5 en het KCS getoond en is er een preview gegeven van Minute. Minute is een startup van de Decos Technology Group die een app heeft ontwikkeld om volledig papierloos te vergaderen. “Helemaal bijzonder omdat ik kon aankondigen dat de app deze week live gaat!” aldus een enthousiaste Bert Hendriks.

Naast de relatiedagen vond er een Executive Summit plaats op Aruba. Tijdens deze Summit keken management- en directieleden gezamenlijk naar de toekomst voor een volledig digitaal werkende overheid. Ook heeft Hendriks werkbezoeken gehad bij onder andere Bureau Interne Diensten op Aruba, Bancio di Caribe op Curaçao en verschillende overheidsdiensten op Sint Maarten.

“Graag spreek ik ook de gebruikers van onze oplossingen”, licht de directeur van Decos Information Solutions toe. “Naast inspireren willen we zelf ook geïnspireerd worden door onze gebruikers om nieuwe innoverende oplossingen te ontwikkelen in co-creatie met gebruikers. Het waren geweldige relatiedagen, die net als in Nederland als enorm inspirerend zijn ervaren.”

Peter Diamandis: "Technologie als oplossing voor wereldproblematiek"

Donderdag 21 november sprak Peter Diamandis, oprichter van Singularity University, voor het eerst in Nederland. Op uitnodiging van de Nederlandse tak van Singularity University reisde Peter af naar Amsterdam. Diamandis is onlangs door MIT uitgeroepen tot één van de vijftien meest invloedrijke denkers ter wereld. In Carré deelde hij zijn inspirerende visie op de wereld met zo’n 1200 CEO’s, top managers, ministers en innovators. Als partner van Singularity University NL was Decos uiteraard aanwezig.

Diamandis sprak over onze toekomst waarin de exponentiële groei van technologie onze grootste wereldproblematiek moet oplossen. Wat de groei van technologie in de nabije toekomst teweeg gaat brengen, gaat onze verbeelding nu nog te boven.

Peter Diamandis: “Your brain is programmed to be linear. But in these next few decades the rate of change is growing so fast that almost everything we can conceive can happen.”

Uiteindelijk stelt de theorie over exponentiële groei dat mens en technologie één worden, waarna de kennis van computers die van de mens zal overtreffen. Op dit moment bestaan er al robots die geprogrammeerd zijn om bijvoorbeeld ironie te herkennen en informatie beoordelen op betrouwbaarheid door middel van Artificial Intelligence. Een voorbeeld van zo'n robot is Watson, ontwikkeld door IBM. Watson deed in 2011 mee aan het quizprogramma Jeapardy! waarin hij toen al ruim won van zijn menselijke tegenspelers.

Samen met Ray Kurzweil, futurist, auteur en Director of Engeneering bij Google, heeft Diamandis Singularity University in 2009 opgericht om een plek te creëren waar opkomende technologieën bestudeerd kunnen worden. Uniek aan dit concept is dat deelnemers aan SU opgeleid en geïnspireerd worden om organisaties te ontwikkelen die de samenleving door middel van technologie positief en blijvend beïnvloeden. Het instituut wil een nieuwe generaties leiders uit wetenschap, bedrijfsleven en overheid verenigen.

Als trotse partner van Singularity University NL blijft ook Decos innoveren. De gehele Decos-suite krijgt een nieuwe look en vorige maand heeft Decos haar eerste app gelanceerd om papierloos te vergaderen: Minute. Verder heeft Decos geen papier, maar gaat wel weer printen! Binnenkort zal een 3D-printer zijn intrede doen op kantoor...

Gemeente Maassluis optimaliseert de dienstverlening met Decos

Sinds 1 oktober 2013 behandelt de gemeente Maassluis de omgevingsvergunning volledig digitaal. Deze regeling vervangt o.a. bouw –en milieuvergunningen. Burgers kunnen al een tijdje digitaal een omgevingsvergunning aanvragen via het Omgevingsloket Online (OLO). Deze aanvragen worden nu in de gemeente volledig digitaal verwerkt en de burger krijgt automatisch een statusupdate te zien.

Koppelingen gebaseerd op standaarden

Decos is op het gebied van koppelvlakken een voorstander van standaardisatie en heeft inmiddels diverse koppelingen gerealiseerd met de Decos StUF Suite, waar de meest gebruikte StUF koppelingen in zijn opgenomen. Gemeente Maassluis heeft dankzij deze standaarden samen met de betrokken leveranciers de volledige keten van aanvraag omgevingsvergunning tot en met afhandeling gedigitaliseerd. De koppeling Landelijke Voorziening Omgevingsloket gebruikt de StUF-LVO standaard via Digikoppeling en het uitwisselen van zaken gebeurd via StUF ZKN (Zaken). Nadat de keten eerst is getest met alle leveranciers (Enable-U, REM automatisering, Vicrea en Decos) in een online testomgeving was de gehele keten bij de gemeente Maassluis binnen vier weken in productie!

“Vergunningen worden digitaal aangemeld en afgehandeld: Een nieuwe stap in moderne en publieksvriendelijke communicatie” Dhr. Keijzer, Wethouder gemeente Maassluis

Afhandeling omgevingsvergunning

De afhandeling van de omgevingsvergunning is onder te verdelen in 3 stappen.

  • 1. Via het Omgevingsloket Online (OLO) vragen burgers en bedrijven uit Maassluis vergunningen digitaal aan. De OLO aanvraag gaat, via Digikoppeling van Enable-U en de Enterprise Services Bus van Vicrea, naar Decos D5 en wordt automatisch verwerkt tot een nieuwe zaak in het zaaksysteem. Ook de bijlagen worden door de koppeling automatisch bij de zaak opgeslagen. Het nummer van de zaak wordt teruggekoppeld aan OLO zodat een burger hier naar kan refereren als hij een vraag heeft over zijn/haar vergunning.
  • 2. Nadat de zaak is geregistreerd in Decos D5 wordt deze met een StUF ZKN bericht via de ESB overgedragen naar OpenWave. OpenWave wordt in de gemeente Maassluis gebruikt als vergunningspakket. De documenten staan opgeslagen in het Decos D5 zaaksysteem en Openwave neemt de vergunning in behandeling. De status van de vergunningaanvraag wordt automatisch teruggekoppeld naar het zaaksysteem. Het berichtenverkeer tussen Decos en OpenWave wordt ook verzorgt door de ESB van Vicrea.
  • 3.Wanneer alle gegevens voor een vergunning in het Decos Zaaksysteem compleet zijn, wordt al deze informatie weer teruggestuurd naar het Omgevingsloket Online met StUF – LVO en ziet de burger het resultaat van de vergunningaanvraag.

‘Voorheen werden de berichten uit het OLO opgehaald om vervolgens door te sturen naar OpenWave’, zegt Robin Mol, medewerker Ruimtelijke Ordening. ‘De vergunning hoeft dankzij de koppeling niet meer handmatig in het Decos Zaaksysteem gezet te worden wat ons erg veel werk scheelt. Zelfs de uitgaande brieven voor het resultaat van een vergunning verschijnen nu automatisch in het zaaksysteem!’

Meer weten?

Wilt u meer weten over de koppeling tussen het Decos D5 zaaksysteem en OLO of de gehele StUF Suite, neemt u dan contact op met een van onze medewerkers. U kunt ons bereiken op +31 8833 26700. Of stuur een e-mail naar info@decos.com.

Doe de Wintercheck!

2014 is alweer in aantocht, een nieuw jaar met een frisse start. Is de inrichting van uw huidige Decos omgeving ook klaar voor het nieuwe jaar? Wij maken hiervoor graag een afspraak met u!

Misschien wilt u ondersteuning bij specifieke werkzaamheden, zoals uitleg over het maken van overzichten, een sjabloon maken of het aanpassen van de rechtenstructuur. Ook dit kan worden meegenomen tijdens de wintercheck.

De wintercheck betekent dat onze consultant 2 volledige dagen tot uw beschikking staat om al uw vragen te beantwoorden en handige tips te geven of om bijvoorbeeld een volledige check van uw functionele Decos inrichting te doen.

Er wordt gecontroleerd of:

  • De huidige structuur nog wel bij uw organisatie past;
  • De inrichting verbeterd of opgeschoond moet worden;
  • Het gebruik van workflows verbeterd kan worden;
  • Het dossiergebruik in Decos aansluit bij uw wensen;
  • Het werken met Decos in het algemeen.

Onze consultant stelt tevens na afloop een aanbevelingsrapport op over hoe u nog beter met Decos kunt gaan werken.

Kortom ook in 2014 kunt u weer vol enthousiasme met Decos aan de slag!

Tarief

Voor de Wintercheck ontvangt u een speciale korting van 10% op het standaard tarief.

Voorwaarden

Bij de wintercheck zijn onderstaande voorwaarden van toepassing:

  • De actie is alleen geldig bij uitvoering in de maanden december 2013 t/m februari 2014 en afhankelijk van beschikbaarheid van de consultants. Wees er dus snel bij want op=op!
  • De actie geldt alleen voor bestaande klanten waarbij de implementatiefase is afgerond.
  • Trainingen en workshops vormen geen onderdeel van deze actie.
  • De genoemde bedragen zijn exclusief BTW.
  • Op alle werkzaamheden zijn onze leveringsvoorwaarden van toepassing: leveringsvoorwaarden.decos.nl

Interesse?

Neemt u dan contact met ons op voor een afspraak. Afdeling planning kunt u bereiken via +31 8833 26700 of info@decos.com. Wanneer u specifieke werkzaamheden wilt laten uitvoeren, geeft u dan bij het maken van een afspraak aan welke werkzaamheden u van de consultant verwacht.

Duurzaam ondernemen

Duurzaamheid bij Decos is vanzelfsprekend, het is tot in elk onderdeel van onze bedrijfsvoering doorgedrongen. Natuurlijk zorgen we voor onze medewerkers, de omgeving en de maatschappij waar we deel van uitmaken. Het is bovendien een voorrecht om duurzaam te werken, want duurzaamheid bij Decos is niet alleen verantwoordelijkheid nemen, maar bovenal een inspirerende combinatie van innovatie en fun!

In het papierloze kantoor in Noordwijk werken wij klimaatneutraal en sturen wij er op aan om ieder jaar onze CO2-voetafdruk te verkleinen. We hebben een actief milieubeleid, met name op het gebied van energie en mobiliteit.

Bovendien zien wij ons team als ons kapitaal. Wij investeren dan ook veel in langdurige relaties met onze medewerkers, waarbij empowerment en transparantie centraal staan. Ieder krijgt de ruimte om zich professioneel én persoonlijk te ontwikkelen, want een goede balans tussen de mens en de organisatie is essentieel.

Denkt u dat wij ons duurzame beleid efficiënter en slimmer kunnen uitrollen? Of heeft u juist vragen, tips of klachten? Aarzel dan niet en neem contact met ons op via info@decos.com.

Jet-Net Partnership Northgo College en Decos

Dinsdag 25 februari hebben het Northgo College en Decos de bestaande banden officieel bekrachtigd door het ondertekenen van een partnership van Jet-Net – het Jongeren en Technologie Netwerk Nederland. Nu de samenwerking in deze overeenkomst is gegoten, kunnen de projecten die de school al deed met het IT-bedrijf verder uitgebouwd worden. “Wij zijn heel blij met deze duurzame samenwerking,” aldus Marc Janssen, directeur van het Northgo College. Het partnership werd door zowel de directeuren van Northgo en Decos als door de aanwezige leerlingen digitaal ondertekend op de iPad.

Decos: vandaag al bezig met de toekomst

Decos was voor Northgo al opdrachtgever bij verschillende technasiumprojecten. Door het ondertekenen van het Jet-Net contract wordt deze samenwerking voortgezet in een duurzaam partnership. Directeur van het Northgo College Marc Janssen: “Het mooie aan deze langdurige samenwerking met Decos is dat dit bedrijf vandaag al bezig is met de toekomst. Wij leiden onze leerlingen op voor werk wat zij over acht jaar zullen uitvoeren. Decos is een bedrijf dat zo ver vooruit kijkt. Onze leerlingen krijgen nu echt gelegenheid om binnen zo’n organisatie opdrachten uit te voeren en mensen te ontmoeten die vandaag hún latere werk al aan het doen zijn.”“Ik vind het heel belangrijk de technische belangstelling van de jeugd te stimuleren,” licht Decos-directeur Paul Veger zijn motivatie toe om het partnership met Northgo, binnen het Jet-Net netwerk, aan te gaan. “Zij zijn immers de innovators van de toekomst. Voor ons als IT-bedrijf is het essentieel om te innoveren en ideeën van kinderen kunnen daarbij een onverwachte inspiratiebron zijn. Bovendien kunnen kinderen altijd meer dan je denkt. Ik zie het als een persoonlijke uitdaging deze kinderen van de Northgo op zo’n manier te prikkelen het beste uit zichzelf naar boven te halen!”

Enthousiaste leerlingen

De heer Janssen en de heer Veger tekenden het contract digitaal op de iPad, aangezien Decos een papierloos bedrijf is. Vervolgens zetten ook alle aanwezige leerlingen hun digitale handtekening. Ook zij zijn enthousiast over de samenwerking, zoals één scholiere verwoordde: “Ik heb vorig jaar al een project bij Decos gedaan en vond het heel gaaf. Het is een heel apart en cool gebouw, en de mensen hier zijn heel aardig. We hebben toen een aantal interviews gehouden en iedereen wilde graag meewerken en antwoordde ook eerlijk. Dat was erg leuk.”Komende week gaan de leerlingen aan de slag met een variatie van keuze-projecten, waarvan een aantal aangedragen zijn door Decos. Volgend schooljaar zullen deze en andere bestaande projecten in zowel boven als onderbouw worden gecontinueerd en, waar mogelijk, uitgebreid naar de andere beta-vakken. Ook zullen Northgo en Decos gezamenlijk deelnemen aan andere Jet-Net projecten, bijvoorbeeld een Girls Day of debatwedstrijd.

Jet-Net

Jet-Net is het Jongeren en Technologie Netwerk Nederland, een samenwerking tussen bedrijven, onderwijs en overheid. Doel van de samenwerking is havo en vwo-leerlingen een reëel beeld te geven van technologie en hen te interesseren voor een technische vervolgopleiding. Nederland richt zich sterk op een kenniseconomie, en neemt hier een vooraanstaande plek in. Maar dat kan alleen blijven bestaan als er voldoende jonge mensen opgeleid worden in de bètawetenschappen. Door een nauwe samenwerking tussen bedrijven, onderwijs en overheid, ervaren havo/vwo-leerlingen dat technologie uitdagend, zinvol en maatschappelijk relevant is.Ook Jet-Net is enthousiast over de nieuwe samenwerking tussen Northgo en Decos. Sebastiaan Smit namens Jet-Net: “Wij vinden het heel belangrijk dat leerlingen in contact komen met de werkelijkheid, zodat zij weten welke beroepen er achter bepaalde studies zitten. Door de samenwerking met Decos kunnen zij daar nu een realistisch beeld van krijgen. En het hele Jet-Net netwerk gaat open voor Northgo, die nu aan al onze landelijke activiteiten kunnen deelnemen. Samen met Decos zal dat een mooie samenwerking worden!”

Klant in Beeld: Milieudienst IJmond

Milieudienst IJmond is de eerste in de serie: Klant in Beeld. Bent u trots op uw manier van werken en wilt u graag hieraan meewerken? Aanmelden kan via info@decos.com.

Naam: Peter GrootFunctie: Teamleider MilieuadviseringHoelang werkt u al met Decos: 2007 tot heden

1. Kunt u kort omschrijven wat uw functie inhoudt en wat uw organisatie doet?

Ik ben teamleider van het bedrijfsbureau en ben eindverantwoordelijk voor de processen in Decos en stuur op de werkzaamheden van de werknemers die met Decos werken. We werken nagenoeg volledig zaakgericht. Milieudienst IJmond voert de milieutaken uit voor de gemeenten Beverwijk, Haarlem, Heemskerk, Uitgeest, Velsen en voor de provincie Noord-Holland. Als het gaat om het milieu in deze gemeenten zijn zij al vijftien jaar het centrale aanspreekpunt. Daarnaast werken de dienst inmiddels samen met dertien gemeenten in de regio Zuid-Kennemerland en Waterland. Milieudienst IJmond houdt zich bezig met thema’s als energie, duurzaamheid, luchtkwaliteit, maar ook aan ecologie, kwaliteit van de bodem, geluid en veiligheid. Bovenal verlenen wij vergunningen en controleren wij bij bedrijven op basis van de Wet Milieubeheer.

1a. U adviseert o.a. gemeenten. Hoe gaat u om met het uitwisselen van digitale informatie?

Deze uitwisseling verloopt, verschillend, via de mail, post ed.. Wanneer externe partijen dit per papier/post doen, proberen wij ze ‘op te voeden’ om dit ook digitaal, via de mailte doen, zodat we een digitaal archief kunnen hanteren.

2. Hoe werkt uw organisatie op dit moment met Decos?

Binnen Milieudienst IJmond werken wij organisatie breed zaakgericht met Decos. Wij zijn een voorstander van het nieuwe werken. In ons pand zijn er flexplekken ingericht en omdat al het werk digitaal opgeslagen is, is het ook mogelijk om op een externe locatie in te loggen in Decos.

3. Welk digitaal proces binnen uw organisatie bent u het meest trots op?

Machtiging voor vervanging; hier heeft Milieudienst IJmond een verklaring voor van de archiefinspectie. Verder zijn we erg trots op de managementrapportages die aangeven hoeveel zaken er nog open staan en hoeveel zaken er bijvoorbeeld wekelijks afgehandeld worden. Heel belangrijk is dat we maar één bewaarplek hebben en dat is Decos.

4. Wat is dé belangrijkste stap die u dit jaar wit maken met Decos?

De digitale ondertekening om geen handtekeningen meer te hoeven zetten op papieren stukken en het proces digitaal blijft. Verder vind ik het heel belangrijk dat we het niveau behouden waar we nu zijn. Nog een aantal stappen dit jaar:

  • Locatiedossiers (BAG objecten)
  • Digitaal vergaderen met Agenderen.nl en bijbehorende app
  • OLO - Openwave

5. Welke 3 tips & tricks heeft u voor andere organisaties die met Decos werken?

Draagvlak, Draagvlak, Draagvlak. Het is echt heel belangrijk om draagvlak te houden bij de medewerkers, anders wordt het heel lastig om organisatie breed digitaal te kunnen werken. De omslag van papier naar digitaal is een hele grote omslag, het grijpt diep in op de cultuur en de structuur van de organisatie. Het is zeer belangrijk om een enthousiaste Decos werkgroep te hebben, die elkaars hand vast houdt en elkaar meeneemt; iedereen is betrokken bij het teamproces, namelijk werken met Decos. Verder moet je als management ook uitstralen dat je digitaal werkt en ook digitaal archiveert in één systeem.

Klant in Beeld: Hét Service Centrum

Hét Service Centrum is de tweede klant van Decos in de serie: Klant in Beeld. Bent u trots op uw manier van werken en wilt u graag hieraan meewerken? Aanmelden kan via info@decos.com.

Naam: Marc WeijenburgFunctie: ApplicatiebeheerderWerkt al 3,5 jaar met Decos.

1. Korte omschrijving van functie en organisatie:

Ik ben applicatiebeheerder bij Hét Service Centrum. Hét Service Centrum verzorgt vanuit Tilburg de ondersteunende diensten voor een aantal organisaties. Dit zijn:

  • GGD Hart voor Brabant
  • GGD West-Brabant
  • RAV Brabant Midden-West-Noord
  • GHOR Midden- en West-Brabant
  • GHOR Brabant-Noord

Vanuit Hét Service Centrum wordt één Decos omgeving beschikbaar gesteld aan alle klantorganisaties. Omdat de werkprocessen van de verschillende organisaties deels identiek zijn, kunnen we een uniforme manier van werken met één Decos installatie aanbieden. Als applicatiebeheerder probeer ik vooral te kijken hoe we de processen van Hét Service Centrum en de klantorganisaties vanuit Decos efficiënter kunnen ondersteunen. Daarnaast ontwikkel en verzorg ik, samen met mijn collega’s, trainingen en zijn we verantwoordelijk voor de call afhandeling van Decos.

2. Hoe werkt uw organisatie op dit moment met Decos?

Goed, maar het kan altijd beter! Hét Service Centrum en haar klantorganisaties werken allemaal zaakgericht. De mate waarin dit gebeurt hangt af van een aantal factoren. Op de eerste plaats is ons uitgangspunt om niet zoveel mogelijk, maar zoveel als noodzakelijk in Decos op te nemen. Daarnaast hangt het Decos gebruik af van het taakgebied waar iemand werkzaam voor is. Zo zij er afdelingen die voor de primaire bedrijfsvoering volledig zijn toegewezen op andere applicaties en daardoor helemaal geen gebruik maken van Decos. Tot deze categorie behoort onder andere het ambulancepersoneel van de RAV. Zij hebben geen Decos licentie. In het totaal hebben we 835 actieve gebruikers. Gezamenlijk hebben zij afgelopen jaar 40.000 registraties in Decos aangemaakt en dit aantal blijft stijgen!

3. Welk digitaal proces binnen uw organisatie bent u het meest trots op?

Dit is toch wel de optimalisatie die wij hebben doorgevoerd in het HR-proces. Sinds drie maanden is het volledige proces gedigitaliseerd. Wanneer er voorheen een personeelsgerelateerd besluit genomen was, duurde het lang voordat het uiteindelijke besluit bij de medewerker op de deurmat viel. Daarnaast zaten we met hoge proceskosten. De standplaats van Hét Service Centrum bevindt zich in Tilburg. Personeelsdocumenten werden met de koerier naar verschillende klantlocaties gestuurd voor ondertekening met de conventionele ‘natte’ handtekening. Bovendien zaten we door de fysieke verzending van de documenten ook nog gebonden aan kosten voor porto, papier en handling. In december 2013 zijn we de module ‘Elektronische handtekening’ gaan inzetten over de volledige breedte. Van creatie, distributie, ondertekening tot verzending, het gehele proces is gedigitaliseerd. Én dit geldt ook voor onze bulkmailingen. Nu al zijn de doorlooptijden met 60% verkort en we verwachten met de digitaliseren van dit proces grote bezuinigingen door te kunnen voeren. De investering heeft zich dan ook al lang en breed terugbetaald.

4. Welke stappen wilt u nog maken met Decos?

We richten ons dit jaar op een viertal pijlers. Op de eerste plaats blijft onze focus voortdurend gericht op de vergroting van het Decos gebruik bij onze klantorganisaties en Hét Service Centrum. Op de tweede plaats richten we ons op de verdere digitalisering van de processen binnen Hét Service Centrum. Als derde aandachtspunt richten wij ons op de optimalisering van ons DSP. En tot slot staat het kunnen delen van documenten met externen’ hoog op de agenda. Wellicht dat Decos SAMSAM een uitkomst biedt.

5. Heeft u nog tips & tricks voor Decos gebruikers bij andere organisaties?

Mijn advies aan andere gebruikers is om Decos niet te zien als lastenverzwaring, maar een mogelijkheid om lasten te verlichten. Kijk naar de werkzaamheden en wat je daaraan stoort. Dit kan zijn: het aantal handelingen dat je uit moet voeren om tot het gewenste resultaat te komen of bijvoorbeeld een traag of omslachtig proces met lange doorlooptijden.

Ga in gesprek met de functioneel beheerder om te kijken hoe Decos hierin kan ondersteunen. Wees bereid om de omslag van analoog naar digitaal te maken, maar ook om een eventueel andere (efficiëntere) invulling aan processen te geven. In het begin vraagt dit om een investering in tijd, maar uiteindelijk pluk je daar als gebruiker de vruchten van. Verder adviseer ik om af te stappen van de oude vertrouwde boomstructuren in Outlook en op de netwerkschijven om te voorkomen dat je moet hinken op twee benen.

Tot slot mag commitment van het management niet ontbreken om van Decos een succes te maken, maar dat spreekt voor zich.

Decos verwijdert printknop uit al haar applicaties

In de nieuwste versie van de Decos applicatie zit geen printknop meer. Decos werkt geheel papierloos en vervult een voortrekkersrol op het gebied van volledig digitaal werken. Zo hoopt Decos andere organisaties te inspireren ook die stap te zetten naar een duurzame bedrijfsvoering, met minder afvalproductie en minder CO2-uitstoot. Om dit kracht bij te zetten heeft Decos nu in haar software de printknop verwijderd.

“Overzichten, registraties, zaken en acties vanuit het zaaksysteem Decos D5 kunnen digitaal doorgestuurd, bekeken en gemaild worden. Dit maakt printen dus geheel overbodig,” aldus David Bronsveld, productmanager Decos D5. “Ook het lezen van documenten hoeft niet meer op papier. Onze tablet versie maakt het mogelijk om alle documenten direct op je tablet te kunnen bekijken, op iOS, op Android en ook op Windows 8.1. Voor de vergaderstukken heeft Decos zelfs een app ontwikkeld die het mogelijk maakt om stukken offline mee te nemen op je iPad.”

Kees Essaadi, productmanager KCS, vult aan: “In het KCS van Decos wordt allang niet meer geprint. Het is volledig overbodig om terugbelnotities op een blaadje te schrijven en bij iemand op zijn bureau te leggen, laat staan dit vanuit de applicatie te printen en door de bode naar de juiste afdeling te laten brengen. Alle gegevens in het KCS worden live opgehaald uit diverse bronnen. Klanten die aan de balie staan van het gemeentehuis moeten hun emailadres achterlaten en krijgen geen printjes meer mee, met daarop de gewenste informatie.”

“Ook het printen van binnengekomen e-mails en web formulieren wordt afgeraden,” zegt René Wanders, productmanager integraties. “Met de koppelingen die Decos levert rondom web formulieren en omgevingsloket is het mogelijk om de inkomende berichten automatisch digitaal te verwerken in Decos D5 en is een tussenstap van uitprinten en weer opnieuw inscannen niet meer nodig. Met de standaard StUF-stekkers die Decos D5 biedt is het daarnaast ook mogelijk om digitaal zaken en documenten uit te wisselen met andere applicaties.”

Overheden willen in 2017 volledig digitaal werken, maar Decos is er van overtuigd dat dit veel eerder gerealiseerd kan worden. Decos werkt zelf al jaren compleet papierloos en wil nu ook haar klanten ontmoedigen te printen. Het verwijderen van de printknop is hierin een belangrijke stap. Wilt u zelf ook met eigen ogen zien dat printen niet meer nodig is? Kom dan naar de Overheid en ICT beurs op 9 & 10 april en ervaar het papierloos werken met Decos.

Aanmelden kan hier!

Decos intensiveert samenwerking met Doclogic

Decos Information Solutions, specialist in document- en informatiebeheer oplossingen, heeft de bestaande samenwerking met ICT-dienstverlener Doclogic opnieuw geïntensiveerd. Doclogic is sinds 2001 een gecertificeerde Full Service Partner voor slimme en pragmatische oplossingen rondom Digitaal en Zaakgericht werken met Decos D5.

Doclogic is reeds Decos-reseller voor het leveren van licenties en modules binnen de ‘zorg’ sector. Nu heeft Doclogic ook een aantal bestaande Decos D5 klanten in de zorgsector van Decos overgenomen. Doclogic zal hierbij volledig zorgdragen voor de eerstelijns support, de technische ondersteuning rondom updates als ook het bieden van functionele ondersteuning bij implementaties.Decos hecht veel waarde aan samenwerking met partners, omdat zij een belangrijk aandeel hebben in de groei van Decos in diverse sectoren. De partners van Decos zijn allen experts binnen hun eigen sector en beschikken hierdoor over specifieke marktkennis om klanten goed te adviseren en te ondersteunen. Door nauw samen te werken en onderling periodiek kennis uit te wisselen, kunnen Decos en Doclogic hun klanten nog beter van dienst zijn.

“Wij zijn erg blij met de uitbreiding van de overeenkomst met Doclogic”, stelt Bas Taalman, Commercieel Directeur bij Decos Information Solutions. “Doclogic beschikt over de juiste expertise om onze oplossingen te implementeren en ondersteuning te bieden aan onze bestaande zorgklanten, maar ook aan nieuwe organisaties binnen de zorgsector. Deze samenwerking past uitstekend binnen onze groeiplannen om naast de overheidssector ook ons marktaandeel in de zorgsector verder te verstevigen.

“Wij zijn erg trots dat we na 13 jaar als implementatiepartner voor Decos te zijn opgetreden, nu ook de innovatieve Decos oplossingen zelfstandig in de markt mogen zetten binnen de Zorgsector” stelt Richard Dobbe, Senior Sales Consultant bij Doclogic. “Door nauw samen te werken met Decos blijven we op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en kunnen we onze klanten de best mogelijke ondersteuning bieden.”

Flo is on the move!

Flo is een gratis Android-app die automobilisten tijdens het rijden coacht op duurzamer, veiliger en goedkoper rijgedrag. “Flo is uniek in de manier waarop de automobilist gestuurd wordt op een goede rijstijl,” aldus Moniek Hop, Managing Director bij Decos. “Doordat je al tijdens het rijden via beeld- en geluidssignalen feedback krijgt, weet je meteen waar je verbeterpunten zitten. Zo word je écht gestimuleerd om een betere bestuurder te worden.”

In een interview met online innovatie magazine Frankwatching legt Moniek Hop, manager bij Decos, uit dat het voor iedereen mogelijk is om dankzij Flo minder brandstof te gebruiken en zo een bijdrage te leveren aan het verminderen van de CO2-uitstoot. “Doordat je constant en real-time via Flo hoort wat er goed en minder goed gaat, verwachten we dat het mensen écht helpt om bewuster te rijden”, aldus Hop.

De app is inmiddels al meer dan 5000 keer gedownload in ondermeer Europa, Amerika en India.

Wilt u ook feedback ontvangen tijdens het rijden? Download Flo dan in de Google Play Store.

Digitaal vergaderen met nieuwe app 'Vergader'

Decos is weer een nieuwe app rijker. Met de app 'Vergader' kunt u vergaderstukken op uw iPad openen, inzien, annotaties maken en lokaal opslaan.

Met deze intuïtieve app kunt u de agenda, opgestelt met Agenderen.nl, met bijbehorende vergaderstukken op uw iPad openen, inzien, annotaties maken en lokaal opslaan. Zo heeft u ook vanaf uw iPad alle vergaderinformatie eenvoudig bij de hand!

De app 'Vergader' is gratis te downloaden in de Appstore.

Papierloos Decos installeert nu zelfs ook papierloze toiletten

Maandag 16 juni heeft Decos een aantal innovatieve toiletten geplaatst in haar futuristische kantoor in Noordwijk. Daarmee verdwijnt ook het allerlaatste papier uit de organisatie, die nu al het meest papierloze bedrijf van Nederland is. CEO Paul Veger is blij dat nu ook het toiletpapier wordt verbannen uit zijn pand. “We maakten altijd het grapje, het enige papier hier is het toiletpapier. Dat verbannen we nu dankzij deze eerste twee moderne Geberit Aqua Clean toiletten !” licht Veger zijn baanbrekende keuze toe.

Al jaren digitaal

Decos is pionier op het gebied van digitaal, dus papierloos werken. Daarbij maakt zij gebruik van haar eigen oplossingen, zoals het online document management systeem Join en haar iPad app Minute voor papierloos vergaderen. “Volledig papierloos werken is voor velen nog een toekomstbeeld, voor ons heel gewoon. Decos werkt al jaren volledig digitaal, omdat het vele malen efficiënter, veiliger en goedkoper is,” licht Veger zijn beleid toe. “Daarnaast is het ook aanzienlijk beter voor het milieu. Daarom is onze administratie al jaren digitaal, inclusief de facturatie en alle communicatie.”

Het laatste papier verdwijnt

“Twee jaar geleden bereikten we al een 99% papierloze bedrijfsvoering. We hebben toen al onze medewerkers een iPad gegeven en de post-its, prullenbakken, flip over, pennen en notitieblokken uitgebannen. Bezoekers in ons pand zijn altijd verrast door onze visie op werken, maar zij gaan ook altijd zoeken naar dat ene snippertje papier dat nog aanwezig is. De enige plek waar nog papier werd gebruikt was op het toilet. Ik vind het geweldig dat we nu deze douche-WC’s hebben. De Geberit Aqua Clean reinigt met een douche en een fohn, volledig papierloos dus. Dat zal ongetwijfeld leiden tot geanimeerde gesprekken! Wij laten vandaag weer zien dat het kán om de wereld nu te veranderen – en dat het nog duurzaam en hygiënisch is ook.”

Decos Dag van de Innovatie met André Kuipers

Op vrijdag 20 juni organiseerde Decos voor al haar medewerkers de Dag van de Innovatie. In een unieke en zeer persoonlijke setting vertelde ESA-astronaut André Kuipers zijn zeer inspirerende levensverhaal over het realiseren van zijn droom om de ruimte in te gaan. Daarnaast werkten de Decossers samen in een Vuurtraining, waarbij zij met elkaar spraken over hun passies en er uiteraard ook echt vuur werd gemaakt. Paul Veger, CEO van Decos, kijkt terug op een zeer geslaagde dag: “Het is geweldig om dat vuur en die passie bij alle Decossers te zien!”

Sinds Decos een aantal jaar geleden haar intrek heeft genomen in het nieuwe futuristische meteoriet-kantoor op het Noordwijkse Space Businesspark, wordt ieder jaar de ‘verjaardag’ van het gebouw gevierd. Dit doen zij op bijzondere wijze, door met alle medewerkers de Dag van de Innovatie te vieren. Dit jaar deden zij dat door André Kuipers uit te nodigen om zijn inspirerende verhaal te vertellen. In een bijna drie uur durende presentatie nam André de mensen mee naar zijn jeugd, waar zijn fascinatie voor ruimtevaart is ontstaan. Vervolgens vertelde hij alles over zijn opleiding, training, voorbereiding en tijd in de ruimte, wat hij heeft kunnen bereiken dankzij zijn enorme motivatie om zijn droom waar te maken om ooit de ruimte in te gaan.

Bekijk hier het filmpje van de Decos Dag van de Innovatie 2014.

Daarnaast werd er een vuurtraining gehouden, waarbij de medewerkers samen vuur maakten op het terrein van Decos. Dit stond symbool voor hun eigen vuur en passie, waar ook met elkaar over werd gesproken. Volgens Paul Veger was het een zeer geslaagde dag: “Het was geweldig om iedereen zo enthousiast te zien. Niet alleen innovatie zit in onze poriën, maar ook vuur en passie. Gaaf om te zien hoe gepassioneerd je kunt zijn, persoonlijk en voor Decos. Ook fantastisch dat het enthousiasme van André Kuipers er vanaf spetterde. Wat een inspirerende verhalen heeft deze astronaut te vertellen! Dromen kunnen dus echt werkelijkheid worden. Hoe inspirerend is dat?”

Meer foto’s zijn te vinden op onze Facebook pagina.

Gemeente Rucphen sluit eerste fase project Zaakgericht & Digitaal werken af

Donderdag 5 juni 2014 zette burgemeester Marjolein van der Meer Mohr samen met Bas Taalman, commercieel directeur van Decos, een elektronische handtekening onder een acceptatieformulier. Daarmee sloten zij de eerste fase van het project Zaakgericht en Digitaal werken af.

Het project is Rucphen’s tweede digitaliserings-golf. De eerste golf, van 2005 tot 2014, zette in op het digitaliseren van documenten, inkomende en uitgaande post. Het nieuwe project draait om vraaggerichte informatievoorziening aan zowel externen als medewerkers. Het meest zichtbaar daarvan is de invoer van de elektronische handtekening, die de burgemeester symbolisch al zette. Daarnaast zal de gemeente bouw- en milieuvergunningen digitaal maken en blijvend te bewaren archiefstukken vervangen door digitale archiefstukken.

Wilt u kennismaken met het zetten van elektronische handtekening in JOIN? Voor meer informatie over de elektronische handtekening kunt u contact opnemen met afdeling Sales via +31 8833 26700 of info@decos.com

Decos lanceert volgende generatie software: JOIN Zaak & Document

Decos heeft een opvolger van zaak- en documentmanagementsysteem Decos D5 gelanceerd, JOIN Zaak & Document. Bij de ontwikkeling van JOIN is gewerkt met directe feedback van eindgebruikers, waardoor een bijzonder intuïtieve en gebruiksvriendelijke applicatie is ontstaan.

JOIN Zaak & Document is software voor het registreren, beheren, behandelen en terugvinden van dossiers en documenten. De opvolger van Decos D5 heeft een gebruikersvriendelijk nieuw jasje gekregen en sluit naadloos aan binnen de JOIN Suite, waar ook het klantcontactsysteem, Zaaktypen.nl, Agenderen.nl en de volledige StUF-suite onderdeel van uitmaken.

Bij de ontwikkeling van JOIN Zaak & Document stond eenvoud en aansluiting op de beleving van de eindgebruiker centraal. Klanten hebben uitgebreid getest en veel klantwensen zijn in JOIN gerealiseerd. Het resultaat: vernieuwde en gebruikersvriendelijke behandelschermen die eindgebruikers betitelen als bijzonder prettig om mee te werken.

Zaakgericht werken in combinatie met Zaaktypen.nl

JOIN Zaak & Document is geschikt voor zaakgericht werken, een noodzakelijke stap bij het digitaliseren van werkprocessen. De integratie met de oplossing Zaaktypen.nl voorkomt onnodige administratieve handelingen bij het aanmaken en behandelen van zaken. Bovendien ziet de gebruiker in één oogopslag in welke fase van het proces hij zich bevindt, welke zaken nog afgehandeld moeten worden en welke zaken al afgerond zijn.

“Met JOIN Zaak & Document staat de werkvoorraad centraal en het zorgt ervoor dat taken eenvoudig en snel afgehandeld kunnen worden,” zegt David Bronsveld, productmanager. “En met de nieuwe chat- en meldingenfunctie werkt u nog beter samen aan een zaak. JOIN is hét systeem dat eindgebruikers in staat stelt om zaak- en procesgericht werken naar een hoger niveau te tillen.”

Verder is JOIN Zaak & Document geschikt gemaakt voor de iPad. Tablets kunnen bij uitstek flexibel worden ingezet, waardoor het gebruik van papier sterk kan worden gereduceerd.

Wilt u meer weten over JOIN?

Voor meer informatie over JOIN Zaak & Document kunt u contact opnemen met afdeling Sales via +31 8833 26700 of info@decos.com

Samenwerking Decos en Vicrea brengt klantvriendelijke overheid

Donderdag 7 augustus is de samenwerking officieel digitaal getekend en vastgelegd; Decos en Vicrea hebben de krachten gebundeld waaruit de complete midoffice suite is ontstaan: JOIN.

Met deze exclusieve samenwerking bieden gespecialiseerde leveranciers de publieke sector een volledige midoffice suite. De oplossingen van Decos en Vicrea vullen elkaar perfect aan. Decos heeft veel ervaring op het gebied van zaakgericht werken, Vicrea heeft veel kennis van basisregistraties en datadistributie. Beiden zijn gefocust op dienstverlening en gebruiksvriendelijkheid.

‘Dit is een perfecte stap die nodig is om een volledige suite aan te bieden zonder gelegenheidskoppelingen met externe partijen. Uit eerdere samenwerkingstrajecten in de praktijk voelden wij al een goede klik met de oplossingen en medewerkers van Vicrea. Wij zijn blij dat dit geresulteerd heeft in deze exclusieve samenwerking’, aldus Bas Taalman, commercieel directeur van Decos.

‘Met het beste uit beide werelden is de JOIN suite volledig compleet en vormgegeven vanuit de gebruiker. Bovendien kunnen we met onze jarenlange ervaringen klanten ontzorgen door het aanbieden van een volledig implementatietraject die gebaseerd is op vele referentie implementatietrajecten’,voegt Kees Radstaak, algemeen directeur van Vicrea hieraan toe.

De oplossingen zijn volledig geïntegreerd en worden geleverd vanuit de JOIN suite, die voldoet aan overheidsstandaarden en de GEMMA-architectuur. Zowel Decos als Vicrea geloven in standaardisatie, hergebruik en intuïtieve oplossingen gericht op de eindgebruiker, zodat hij zijn werk zo goed mogelijk kan uitvoeren. Een samenwerking om trots op te zijn: een alles–in-één suite, geleverd door twee specialisten.

Decos organiseert Paperless Office Challenge

Veel professionals willen hun papierverbruik verminderen, maar weten niet welke software en applicaties er zijn die papierloos werken mogelijk maken. Decos, dat sinds 2011 volledig papierloos werkt, houdt daarom op donderdag 18 september de ‘Paperless Office Challenge’, een interactief seminar met tips en trucs voor papierloos werken.

Uitdagend seminar

Tijdens het seminar worden deelnemers bekend gemaakt met digitale oplossingen voor het papierloos werken en hoe verschillende praktische uitdagingen kunnen worden opgelost. Het seminar vindt plaats in het honderd procent papierloze kantoor van Decos. De keynote tijdens het seminar wordt verzorgd door Peter van Loevezijn, schrijver van het boek ‘Je iPad als mobiel kantoor’. Loevezijn heeft veel applicatiekennis en zal vertellen hoe papierverbruik verminderd kan worden door slim gebruik te maken van de iPad. Daarnaast worden deelnemers in een brainstormsessie uitgenodigd te bedenken welke stappen ze zelf kunnen zetten om van hun eigen organisatie een ‘paperless office’ te maken. Het programma wordt afgesloten met een borrel.

‘Al sinds jaar en dag wordt veel papier gebruikt in het kantoor en mensen kunnen zich daarom vaak moeilijk voorstellen dat je ook zonder papier prima kunt werken,’ zegt CEO Paul Veger van Decos. ‘Wij bewijzen hier bij Decos het tegendeel. We werken hier echt honderd procent papierloos en hebben allerlei applicaties en slimme oplossingen bedacht om papier uit de organisatie te bannen.’

Paperless Office Award

Na de Paperless Office Challenge kunnen de bezoekers direct aan de slag met de plannen die ze tijdens de brainstormsessie hebben gemaakt. Maar daar blijft het niet bij, want Decos nodigt de deelnemers ook uit hun ervaringen te delen met de volgende groep enthousiastelingen tijdens een volgende seminar. Aan het einde van het jaar reikt Decos de ‘Paperless Office Award’ uit aan de organisatie die de meeste vorderingen heeft gemaakt.

Programma

16.00 – 17.00 Ontvangst en welkomstwoord van Paul Veger, CEO van Decos17.00 – 18.00 Inspiratiesessie ‘de Introductie van papierloos werken bij Decos’18.00 – 18.45 Diner (met een aantal kleine opdrachten)18.45 – 19.45 Presentatie van Peter van Loevezijn ‘Je iPad als mobiel kantoor’19.45 – 21.00 Interactieve brainstorm om zelf de eerste stappen te zetten21.00 – 22:00 Borrel

Kosten en aanmelding

Deelnemen aan het seminar kost 50 euro. Aanmelden kan via deze website.

Tijd en locatie

De eerste Paperless Office Challenge vindt plaats op donderdag 18 september in het Decos-gebouw aan de Huygensstraat 30 in Noordwijk

De eeuw van de robot

Afgelopen jaar zijn we bij Decos begonnen met het ontwikkelen van software voor een robot,waarvan het enige doel is: ervan te leren. Gedurende onze leerweg zullen we het einddoel ongetwijfeld gaan ontdekken. Want, hoe hij ook gebruikt gaat worden, robots worden zonder meer een essentieel onderdeel van onze toekomst.

Er gaat tegenwoordig geen dag voorbij of je leest wel dat er weer een nieuwe interessante robottoepassing gevonden is. In China serveren de eerste robots het eten in restaurants. In het Aloft Hotel in het Californische Cupertino fungeert het als kamermeisje. En in Canada heeft een robot al liftend het land doorkruist. Bovendien is de eerste transformer al ontwikkeld. Techneuten van MIT en Harvard zijn erin geslaagd een origamirobot te bouwen, een apparaatje dat uit- en invouwt naar gelang de omstandigheden.

Op zichzelf lijken al dit soort robottoepassingen wat curieus en ver van het eigen bed, maar dat lijkt maar zo. Robots worden een steeds wezenlijker onderdeel van ons bestaan. De eerste robots zijn al ons eigen huishouden binnengedrongen. Denk bijvoorbeeld aan de stofzuigerrobot of de grasmaaierrobot die gewoon in de winkel te verkrijgen zijn. En dat gaan er alleen maar meer worden. Robot auto’s zijn ondertussen ontwikkeld, getest en blijken veiliger te rijden dan menselijke automobilisten. Robots doen geleidelijk intrede in de ouderenzorg en vervangen geleidelijk laag gekwalificeerd zorgpersoneel. Bovendien worden robots steeds menselijker. Er worden tegenwoordig robots gemaakt die gelaatsuitdrukkingen hebben en kunnen reageren op de stemming van een mens. De stap naar een robot die mensen niet als mens kunnen herkennen, lijkt zodoende niet zo ver weg.

Consequenties

Bill Gates voorspelt dat er in 2025 in ieder huishouden wel een robot zal zijn en hoewel het wellicht een optimistische schatting is, zal hij er niet veel naast zitten. Dit besef groeit de laatste tijd langzaam bij steeds meer mensen wat de maatschappelijke discussies over robots aanwakkert. Wat zijn de consequenties van het gebruik van al die robots? Robots zijn slim, kunnen leren en zijn voor allerlei taken inzetbaar. Gaat dit niet ten koste van banen? En wat als die robots het uiteindelijk toch niet zo goed met ons voor hebben?

Ik zie de ontwikkeling van al die robotica met vertrouwen en enthousiasme tegemoet. Technologische vooruitgang, in welke vorm dan ook, heeft onze welstand de afgelopen eeuwen altijd verhoogd. Vroeger was zo’n negentig procent van de bevolking bezig met landbouw en zorgde de overige tien procent voor onderhoud. Tegenwoordig zijn boeren nog geen drie procent van de beroepsbevolking. En voedsel is er te over. Met al die extra tijd zijn we gewoon dingen anders gaan doen. En met robots zal dat ook zo gaan. We kunnen ons dan bezighouden met dingen die we leuk vinden, of belangrijk.

Met andere woorden: als we dachten dat er een plafond zat aan de eigen mogelijkheden, wordt dat door robots weggenomen. We zijn daarom bij Decos ook begonnen met het ontwikkelen van software voor onze eigen robot. Wat hij uiteindelijk precies moet kunnen is, ook voor ons, nog onduidelijk. Maar van één ding zijn we overtuigd: hij maakt onderdeel uit van onze toekomst.

Decos en HE Space organiseren de Mars Rover Test Drive

Op donderdag 9 oktober organiseren Decos en detacheringsbureau HE Space de Mars Rover Test Drive. Vier robots, ontwikkeld voor de ruimtevaartindustrie, zullen tijdens de challenge een parcours met hindernissen afleggen en enkele opdrachten uitvoeren. De ingenieurs krijgen zo een optimaal beeld van de sterke en zwakke plekken van hun robotontwerpen.

De taken die de robots tijdens de testritten gaan uitvoeren bestaan onder andere uit het opsporen en identificeren van voorwerpen op een planeetoppervlakte en het transporteren en monteren van bouwpakketjes. De deelnemende robots zijn alle vier afkomstig uit Duitsland en werden eerder al op dergelijke vaardigheden getest tijdens de DLR Space Bot Cup. Toen werden de robots echter getest in een overdekte hal en het Decos-terrein is uitdagender voor ze.

Uitdaging op aarde

“Wij organiseren deze competitie omdat wij studenten en wetenschappers willen inspireren om hun skills, hun hersenen én technologie ten volste te benutten,” zegt Claudia Kessler, directeur HE Space. “In toekomstige missies naar andere planeten spelen robots namelijk een belangrijke rol en alle handelingen in de ruimte beginnen met een uitdaging voor mensen op aarde.”“Ook op aarde zullen robots zonder meer een essentieel onderdeel worden van onze toekomst,” vult Paul Veger, CEO van Decos, aan. “Vandaar dat we deze vooruitgang omarmen en graag verder willen stimuleren. En waar kunnen we hen beter uitdagen dan op ons buitenaardse terrein?”

Wanneer?

De Mars Rover Test Drive begint donderdag 9 oktober om 10:00 met enkele testrondes. Vanaf 13:00 uur zullen de teams ieder drie kwartier de tijd krijgen een parcours af te leggen en de opdrachten uit te voeren.

Waar?

Op het Marsachtige buitenterrein van Decos op de Huygensstraat 30 in Noordwijk.

Voor wie?

Iedereen is uitgenodigd om te komen kijken.

Schadefonds Geweldsmisdrijven digitaliseert zijn dienstverlening met Decos

Het Schadefonds Geweldsmisdrijven gaat de aanvraag- en beoordelingsprocessen in de organisatie digitaliseren met behulp van JOIN, de digitaliseringssuite van Decos. Het Schadefonds zet zo een belangrijke stap in het terugdringen van papiergebruik in de primaire processen van de organisatie. Afgelopen maand tekenden Decos en het Schadefonds een overeenkomst, uiteraard digitaal op een tablet.

Het Schadefonds Geweldsmisdrijven komt financieel tegemoet aan slachtoffers van geweldsmisdrijven en behandelde afgelopen jaar meer dan 7000 aanvragen. Er wordt daarbij behoorlijk wat papier gebruikt. Aanvragen kunnen bijvoorbeeld niet digitaal worden ingediend en dossiers worden nog altijd gevormd met papieren stukken. De organisatie wil dat papiergebruik echter fors terugdringen en gaat daarbij gebruik maken van de digitaliseringssuite JOIN van Decos, dat zelf al honderd procent papierloos werkt. Aanvragen kunnen binnenkort via de website worden ingediend en ook het beoordelingsdossier zal volledig worden gedigitaliseerd.

“We hebben bij het schadefonds ambitieuze doelstellingen geformuleerd om onze dienstverlening en bedrijfsprocessen te vernieuwen,” zegt Nina Huygen, directeur van het Schadefonds Geweldsmisdrijven. “Met de inzet van JOIN gaan we Decos’ voorbeeld volgen om volledig digitaal te werken. Digitale processen zijn transparanter, efficiënter en maken online dienstverlening mogelijk. Decos helpt ons deze stap te zetten.”

Decos & Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Dat Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen het geiten-wollen-sokken imago ontgroeit is, bewijst Decos. MVO, zoals het in de volksmond heet, staat hoog op de Decos-agenda en betekent voor ons dat we een voorbeeld willen zijn voor anderen door te laten zien hoe technologie werk en leven makkelijker, slimmer en prettiger kan maken.

Voor ons bestaat MVO uit een goede balans tussen milieu - mensen – maatschappij – bedrijfseconomie. Zo hebben we een actief milieubeleid en om te monitoren welke stappen we op dit gebied maken berekenen we ieder jaar hoeveel CO2-uitstoot we hebben veroorzaakt. We kunnen dan ook zien waar we verbeteringen kunnen aanbrengen. Tussen 2010 en 2013 is onze CO2-uitstoot maar liefst 55% verminderd en daar zijn we heel trots op!

Hoe we dit gerealiseerd hebben? Op energiegebied hebben we een grote stap gemaakt door in ons klimaat neutrale hoofdkantoor alle fossiele brandstoffen volledig uit te bannen, we gebruiken namelijk alleen groene stroom die afkomstig is van een Nederlands windmolenpark. En onze facilitaire medewerker vindt het een sport om goed te monitoren waar we energie kunnen besparen, hij maakt gebruik van allerlei apps die hem daarbij van relevante gegevens voorzien.

Ook kiezen we bewust voor duurzame mobiliteit. Dat vertaalt zich niet alleen in een wagenpark dat steeds meer uit elektrische auto’s bestaat maar ook door slim gebruik te maken van onze eigen producten. Onze app Flo is daar een mooi hulpmiddel bij: Flo coacht op duurzamer, veiliger en goedkoper rijgedrag en door het spelelement is het erg leuk om je resultaten te vergelijken met die van je collega. Het levert ook geanimeerde gesprekken op tussen de medewerkers! En we laten ook anderen kennismaken met duurzame mobiliteit door bijvoorbeeld de bezoekers van onze jaarlijkse Relatiedag met elektrische auto’s van en naar de trein te vervoeren

MVO is voor ons een langdurige relatie opbouwen met onze medewerkers. Ieder krijgt de ruimte om zich professioneel én persoonlijk te ontwikkelen, want een goede balans tussen de mens en de organisatie is essentieel. MVO is ook een bijdrage leveren aan de maatschappij, met name projecten die een focus hebben op innovatie en techniek. Zo laten we bijvoorbeeld scholieren kennismaken met techniek door ze projecten te laten uitvoeren. Zij komen met verrassend en spontane ideeën die vaak heel verfrissend zijn. We vinden ook belangrijk om niet alleen naar het succes van nu en morgen en nu te kijken; we denken na over het belang van de generaties na ons.

Decos - maatschappelijk jaarverslag 2013.pdf

En bent u geïnteresseerd in de details van onze CO2-uitstoot, dan kunt u deze downloaden.

Carbon Footprint 2013.pdf

Decos lanceert rijstijl-app Flo

Vandaag lanceert Decos, het innovatiehuis voor duurzame software-oplossingen, de rijstijl-app Flo. Flo spoort automobilisten aan veiliger en zuiniger te rijden door tijdens het rijden feedback op het rijgedrag te geven. De automobilist kan zo brandstofgebruik en CO2-uitstoot aanmerkelijk verminderen. Bovendien gaat de auto langer mee.

Flo is voor Android-gebruikers gratis te downloaden in de Google Play Store. Na installatie registreert de app alle ritten automatisch, op basis van GPS en bewegingssensoren. Tijdens het rijden geeft Flo-punten voor goed rijgedrag, zoals rustig optrekken of het houden van een gelijkmatige snelheid, en trekt punten af voor inefficiënt rijgedrag zoals hard remmen of hard door de bocht gaan. Doordat automobilisten de signalen leren herkennen weet ze de betekenis ervan snel te duiden en kunnen ze hun rijgedrag bijsturen. Hiermee wordt geld bespaard op benzine en/of snelheidsovertredingen. Ook levert hij een bijdrage aan de besparing van het milieu.

Een bèta-versie van Flo werd in maart van dit jaar reeds gelanceerd voor de Nederlandse markt. Deze nieuwe versie is echter in het Engels en bevat ook enkele nieuwe features.

Functionaliteiten van Flo:

Nieuw:

  • Via Facebook en Google+ vrienden uitnodigen voor online competitie
  • De mogelijkheid om tot 6 auto’s (model en bouwjaar) aan een profiel te koppelen
  • De snooze-button om de route te vervolgen na het nemen van een pauze

Reeds in bèta-versie

  • Scoring van ritten zodat bestuurders kunnen zien hoe goed ze hebben gepresteerd
  • Audio-en visuele coaching op het rijgedrag tijdens de rit
  • Het stellen van een persoonlijk doel om veiliger, duurzamer en goedkoper te rijden
  • Ritten op de kaart terugkijken om verbeterpunten te analyseren
  • Automatisch vastleggen van alle ritten, inclusief de score, afstand, rijtijd en route

Flo is geschikt voor gebruikers met Android 4.1 en hoger. In het eerste kwartaal van 2015 komt er ook een iPhone-app.

Over Flo

Flo is een Android-app die inzicht geeft in het rijgedrag en de automobilist coacht op het verbeteren van zijn rijstijl. De app is uniek in het geven van directe feedback door audio- en visuele signalen tijdens het rijden, zodat de automobilist zijn rijgedrag meteen kan bijsturen om zijn gestelde doelen te realiseren. Bovendien kan elke rit in 3D worden teruggekeken om in detail te analyseren waar het goed ging en waar verbeterpunten zitten. Tevens worden kilometers, reistijden en routes automatisch vastgelegd. Meer informatie op www.driveflo.com.

Decos lanceert presentatie- en vergaderapp Preso.tv

Decos lanceert de webapplicatie Preso.tv. Met deze gratis app kunnen gebruikers tijdelijk en veilig documenten uploaden en delen voor een vergadering of presentatie, zonder dat ze daarbij een profiel hoeven aan te maken of persoonlijke gegevens als een mailadres moeten achterlaten.

Preso.tv is beschikbaar als webapplicatie op www.preso.tv, maar ook als native app voor de iPad en de iPhone. Die Apple-app kan gedownload worden via iTunes. Een bèta van de app werd reeds in juni dit jaar gepubliceerd en thans heeft de Apple-variant van de app wereldwijd al 11.000 gebruikers.

Een presentatie of document delen met Preso.tv is erg eenvoudig. De gebruiker kan door middel van drag-and-drop de presentatie uploaden naar de Preso.tv-cloud. De app genereert vervolgens een webadres waar de presentatie wordt uitgezonden. Door deze url-code te delen kunnen mensen de presentatie op hun eigen device volgen – tegelijk met de presentator. Een door de app gegenereerde Presocode zorgt er daarbij voor dat de presentatie enkel kan worden waargenomen door mensen die de code invoeren. Bovendien kan de eigenaar zijn presentatie vanuit ieder apparaat bedienen. Een presentatie die door een laptop op het grote scherm wordt afgebeeld kan bijvoorbeeld met behulp van de eigen iPhone worden aangestuurd.

Features van Preso.tv zijn:

  • Documenten delen op basis van locatie: Preso-bezoekers kunnen stukken zien die in een straal van 5 kilometer publiek gedeeld zijn.
  • Veilig delen op basis van een PresoCode: Gebruikers die een document uploaden naar Preso.tv, ontvangen een unieke PresoCode. Deze code kunnen ze delen met anderen, zodat zij de presentatie kunnen volgen op hun eigen device.
  • Integratie met Google Hangouts (alleen in de webapplicatie): Gebruikers kunnen, door een plugin voor Google Hangouts te installeren, vanuit het Preso.tv-scherm videovergaderen en gebruikmaken van de features van Google Hangouts.
  • Ondersteuning voor Dropbox, Google Drive en Box (alleen in de iPhone-app): De Preso.tv app kan documenten en presentaties uit de opslagdiensten ophalen en uitlezen.
  • Gebruiksvriendelijke interface: Bestanden kunnen eenvoudig gedeeld worden via drag-and-drop. Een tour laat alle features zien, zodat je de app makkelijk kan gebruiken.
  • Presentaties inplannen: Preso.tv biedt de mogelijkheid om presentaties in te plannen volgens een schema. Via een link verzonden naar zijn mailbox kan de gebruiker een presentatie activeren zodat hij de presentatiehulpmiddelen tot zijn beschikking heeft.

Gegevens die geüpload zijn naar de Preso.tv-cloud zijn voor beperkte tijd beschikbaar. Documenten zijn alleen publiek zichtbaar gedurende een presentatie en worden na dertig dagen verwijderd. Preso.tv ondersteunt momenteel PowerPoint-, PDF- en Word-files, maar in de toekomst zullen meer bestandstypen worden toegevoegd. Binnenkort zal het bovendien mogelijk zijn om onderling the chatten via Preso.

“Het is geweldig om aan het Preso.tv-project te werken,” zegt Anshuman Sinha, de productmanager van Preso.tv. “Ik gebruik de app regelmatig zelf en ik merk dat we echt een nuttig, eenvoudig en gebruiksvriendelijk hulpmiddel voor het delen van content hebben gemaakt. Duizenden eindgebruikers - leraren, trainers, studenten, verkopers en managers - hebben allemaal hun productiviteit verhoogd met deze app.”

Over Preso.tv

Preso.tv biedt een eenvoudige manier om presentaties van Retina-kwaliteit realtime te delen en presenteren op de smartphones, tablets en computers van het publiek. De applicatie is gratis te gebruiken en er is geen abonnement of profiel voor nodig om ermee aan de slag te gaan. Het is mogelijk om presentaties onmiddellijk te delen en voor een beperkte periode in te plannen. Preso.tv is ontwikkeld door Decos-teamleden uit Nederland en India.

Gemeente Eijsden-Margraten live met JOIN

Decos, het innovatiehuis voor digitalisering, kondigt vandaag aan dat de gemeente Eijsden-Margraten de Decos JOIN Suite in gebruik heeft genomen. De Limburgse gemeente gaat de JOIN Suite daarbij koppelen aan het bestaande IT-systeem voor vergunningverleningen handhaving (SquitXO) en wil zo de kwaliteit van de digitale dienstverlening verbeteren.

Door haar werkprocessen met JOIN te digitaliseren, maakt de gemeente Eijsden-Margraten haar organisatie efficiënter en duurzamer. “Met de integratie van JOIN zijn we van intern gericht naar extern gericht werken overgegaan. De communicatie met de klant heeft echt een centrale plek gekregen”, vertelt Martijn Reinders beleidsadviseur informatiemanagement van de gemeente Eijsden-Margraten. “We genereren met JOIN nu meer transparantie en een centraal aansprekerspunt voor de burger. Een ware revolutie!”

Ook Decos is erg enthousiast over deze aanpak. “Het is een groot project waarbij de gemeente verregaand de volgende stap in digitaal werken neemt”, aldus Patrick Talen, regiomanager van Decos.

Koppeling SquitXO

Bijzonder aan het project is dat de JOIN suite verregaand gekoppeld gaat worden aan backoffice-systemen van de gemeente, zoals het vergunningverlenings- en handhavingssysteem SquitXO. Door deze koppelingen kan er onder andere sneller en effectiever gewerkt worden tussen de verschillende gemeentelijke afdelingen. Zo krijgen de medewerkers van Eijsden-Margraten die nu al SquitXO gebruiken automatisch toegang tot documenten die in JOIN zijn opgeslagen. Bovendien worden alle relevante gegevens van een dossier centraal in beide systemen gearchiveerd, zodat de status van een zaak op ieder moment inzichtelijk is.

Decos bewijst de ondersteuning van zaak- en documentservices 1.0

Op 22 januari heeft het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten een rapportage uitgebracht over de ondersteuning van de standaard Zaak- en Documentservices 1.0. Decos heeft aangetoond dat de JOIN suite volledig voldoet aan alle eisen die KING stelt voor zaaksystemen én voor documentmanagementsystemen. Daarmee is Decos de eerste en de enige leverancier die deze standaard volledig ondersteunt in zowel de rol van zaaksysteem als in de rol van DMS.

Decos heeft zich als leverancier van software voor de gemeentelijke markt verbonden aan afspraken over het ondersteunen en doorontwikkelen van standaarden binnen de gemeentelijke ICT architectuur. Decos is partij bij de samenwerkingsovereenkomst die KING heeft afgesloten met leveranciers en gebruikersverenigingen om het gebruik van landelijke standaarden te bevorderen.

De standaard Zaak- en Documentservices beschrijft welke interacties er mogelijk zijn tussen het zaaksysteem en applicaties die zaken en documenten aanleveren en welke interacties er mogelijk zijn tussen het documentmanagementsysteem en deze applicaties. De standaard kent dus twee rollen, die door de JOIN suite beide worden ondersteund.

Het grote voordeel van deze standaard is dat applicaties sneller en eenvoudiger kunnen worden aangesloten op het centrale zaaksysteem en het centrale DMS omdat de berichtspecificaties en functionaliteiten vast staan en openbaar beschikbaar zijn. Alle leveranciers kunnen zaken en documenten aanleveren, waardoor de informatievoorziening in de keten flink wordt verbeterd. 

Decos is een voorstander van open standaarden en kan hierdoor makkelijk koppelen met andere applicaties’, aldus Ernst-Jan Visser, productmanager van Decos. ‘Er zijn al koppelingen beschikbaar met een groot aantal applicaties van leveranciers als Roxit, Centric, PinkRoccade, Stratech, Stadsbeheer, Rem Automatiseringen, Horlings & Eerbeek en Lost Lemon.’

KING heeft een softwarecatalogus beschikbaar gesteld waarin leveranciers kunnen aangeven welke applicaties zij leveren en welke componenten van de architectuur daarmee worden ingevuld. Tevens houden leveranciers hier bij welke standaarden worden gevolgd en welke getest zijn in het StUF-testplatform. Decos heeft het volledige testrapport voor de zaak-document services hierin beschikbaar gesteld.

De standaard zaak- en documentservices 1.0.:
https://www.kinggemeenten.nl/secties/leveranciersmanagement/producten/addendum-2-zaak-en-document-services

De softwarecatalogus:
https://www.softwarecatalogus.nl/leverancier/decos-information-solutions

Het rapport met de testresultaten:
https://www.softwarecatalogus.nl/pakket/join-zaak-document

Hoge Raad der Nederlanden gunt implementatie DMS/RMA aan Doclogic en Decos

De Hoge Raad heeft de RFP voor de levering en implementatie van een nieuw DMS/RMA voor opslag van niet-zaak gerelateerde documenten medio december 2014 gegund aan Doclogic, de implementatiepartner van JOIN Zaak & Document. 

Concrete aanleiding
Doelstelling van de implementatie van JOIN is te komen tot een gestructureerde werkwijze, ontsluiting en beheer van documenten en archiefbescheiden die niet aan een rechtszaak gerelateerd zijn. Daarmee wordt een  gestructureerd document- en archiefbeheer gerealiseerd.. 

Werkwijze
De capture software van KOFAX zorgt voor de import van stukken in Decos JOIN. Daarbij komen  de betreffende documenten automatisch via intelligente workflow bij de juiste stakeholders. 

Gemeente Huizen gaat live met JOIN Klantcontact

Huizen, 5 februari 2015 – De gemeente Huizen is afgelopen maandag live gegaan met JOIN Klantcontact, het klantcontactsysteem van Decos. Huizen is daarmee de eerste Nederlandse gemeente die met JOIN klantcontact, de opvolger van Decos KCS, werkt. Met het nieuwe systeem verbetert de gemeente zowel de dienstverlening als het zaakgericht werken. Beiden zijn belangrijke speerpunten voor de gemeente Huizen de komende jaren.

JOIN Klantcontact gebruikt de gemeente Huizen vooral in het Telefonisch Informatie Centrum (TIC), de afdeling die al het binnenkomende telefonische verkeer afhandelt.  Alle klantcontacten voeren de TIC-medewerkers in JOIN klantcontact in. Daarna krijgt de behandelend ambtenaar automatisch bericht. De afhandeling daarvan gebeurt in JOIN Klantcontact. 

300 medewerkers
Daarnaast verbetert Huizen met JOIN klantcontact ook de ondersteuning van medewerkers in het contactcentrum. “Vooral het zoeken in JOIN Klantcontact is erg prettig en is door onze collega’s erg goed ontvangen”, zegt Ron Jansen, coördinator IDV gemeente Huizen. “In één zoekbalk krijg je heel snel informatie op basis van diverse informatiebronnen. Bovendien is nu inzichtelijk hoeveel klantcontact er is geweest, waar inwoners vragen over hebben en of inwoners überhaupt teruggebeld worden. Erg nuttige informatie die we terug kunnen koppelen aan het management.” 

Zo’n 300 medewerkers in de gemeente gaan met JOIN klantcontact te maken krijgen. In de nabije toekomst wil de gemeente Huizen het systeem ook koppelen met de telefooncentrale en aanwezigheid van medewerkers, zodat er direct doorverbonden kan worden en inzichtelijk is wie belt en welke ambtenaren precies beschikbaar zijn. Die laatste functie is vooral belangrijk, omdat de gemeente op termijn het nieuwe werken in wil voeren.

 

Decos wint aanbesteding BMW gemeenten

Noordwijk– Per 9 maart 2015 ondersteunt ICT-bedrijf Decos de digitale dienstverlening van de BMW-gemeenten Bedum, De Marne en Winsum. Hiermee hebben de gemeenten in innovatiehuis Decos de best beschikbare expert gevonden om met zaakgericht en digitaal werken voortvarend aan de slag te gaan. Onder toeziend oog van directeur Bert Hendriks van Decos zetten burgemeester Henk Bakker (Bedum), Koos Wiersma (De Marne) en Rinus Michels (Winsum) op maandag 9 maart jongstleden hun digitale handtekening.

De gemeenten Bedum, De Marne en Winsum zetten zich al geruime tijd in voor een coherente samenwerking op digitaal vlak. Doel is om in iedere gemeente zaakgericht en digitaal werken aan te kunnen bieden. Het papierloze bedrijf Decos bleek de aangewezen partner om te zorgen dat dit op dezelfde wijze tot uitvoering wordt gebracht. “Voor ons zal dit de eerste keer zijn dat we digitaal gaan werken”, vertelt José Smid, senior medewerker Interne Zaken van de gemeente Winsum. “We beginnen daarom eerst klein en gaan geleidelijk alle processen die nu met papier ondersteund worden vervangen met digitale middelen. We hopen uiteindelijk helemaal digitaal te zijn”. 

Implementatie volledige JOIN Suite
De JOIN Suite van Decos, waaronder JOIN Zaak & Document en JOIN Klantcontact, wordt de komende tijd geïmplementeerd bij de gemeenten. Waar JOIN Zaak & Document zich richt op volledige procesondersteuning binnen het Midoffice, brengt JOIN Klantcontact het contact tussen medewerker en inwoners naar een hoger niveau binnen het KCC.

Gemeente Noordwijk maakt digitaliseringsslag met JOIN Suite van Decos


Gemeente Noordwijk en innovatiehuis Decos hebben op 10 maart de voltooiing van de JOIN Suite implementatie binnen de gemeentelijke organisatie feestelijk gevierd. 

De gemeente Noordwijk is één van vele organisaties waar ICT-bedrijf Decos uit Noordwijk helpt om digitale werkprocessen te genereren. De eerste stap die gemeente Noordwijk heeft gezet om te komen tot de vernieuwing van de werkomgeving in Noordwijk, is het digitaliseren van de interne documentenstroom aan de hand van JOIN Zaak & Document. Waar tot voor kort ongeveer 180 ambtenaren met papieren voorstellen, brieven en nota’s werkte, voorziet JOIN Zaak & Document nu in een digitale workflow, waarbij gedurende de zaakafhandeling elke ambtenaar tegelijk zaken en dossiers bijhoudt, volledig houdt en afdoet. 

Binnen gemeenteland is het digitale werken een belangrijke organisatorische uitdaging. Niet alleen voor wat betreft de veranderende manier van werken, maar ook voor wat betreft het intern begeleiden van een implementatie. “Met de JOIN Suite heeft de gemeentelijke organisatie de basis gelegd voor het verder versterken van de eigen bedrijfsvoering en is de gemeente Noordwijk daardoor in één stap voorop komen te lopen”, aldus hoofd bedrijfsvoering Lia van der Pol. “Het is belangrijk dat de gemeente Noordwijk binnen de begroting is gebleven en een goed functionerende projectaanpak samen met Decos heeft doorlopen. Iedereen weet tenslotte; overheid en ICT kan zomaar uitlopen op een rampje”. Martin Hilgers, teamleider Informatievoorziening en Automatisering, vult aan: “Achter de schermen hebben we alles klaargezet, waarna we vervolgens in één keer zijn overgegaan. Het is spannend geweest maar iedereen was meteen om. De komende periode verfijnen en breiden we uit”. Bas Taalman, commercieel directeur van Decos, benadrukt: “Het implementatie team bij Decos zet alles op alles om bij elke klant de oplossing volledig te integreren met de lokale werkprocessen. De flexibiliteit van de JOIN Suite stelt ons in staat volledig in te kunnen spelen op de specifieke vraagstellingen van de klant, waarbij de klant gestandaardiseerde en bewezen oplossingen gebruikt. Door gezamenlijk continue overleg te plegen, leren en creëren we met elkaar klantvriendelijke oplossingen”. 

Back to top