PRIVACYVERKLARING DECOSCLOUD

Wij vinden het heel belangrijk om zorgvuldig om te gaan met persoonlijke gegevens. Daarom worden persoonlijke gegevens met zorg verwerkt en beveiligd. Daarbij nemen wij de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de General Data Protection Regulation (GDPR), in acht.

DATABEVEILIGING

Wij maken gebruik van veiligheidsprocedures, bijvoorbeeld om te voorkomen dat onbevoegde partijen toegang verkrijgen tot deze gegevens. Deze veiligheidsprocedures worden voortdurend verbeterd in het kader van onze ISO 27001-certificering.

DATAVERWERKING

Decos is de ontwikkelaar en aanbieder van het webplatform Decoscloud.com.
DecosCloud is een SaaS platform dat de processen en workflows voor organisaties beheert door deze processen in te zetten voor intern en extern gebruik specifiek naar de behoefte van hun domein, afdeling of eindgebruiker. Het platform bedient een breed publiek, van (semi)overheids- en gemeentelijke instanties tot ondernemingen en het midden- en kleinbedrijf. In het kader van deze dienstverlening slaat Decos persoonlijke gegevens op.

Door gebruik te maken van DecosCloud kunt u uw organisatie registreren door een (gast)gebruikersaccount op het platform aan te maken. U kunt ook een actief gebruiker worden als u via e-mail of direct contact uitgenodigd wordt om samen te werken met een organisatie. Hierdoor wordt uw eigen (gast)gebruikersaccount aangemaakt op ons platform. Op deze wijze kunt u dus (persoonlijke) informatie uitwisselen en samenwerken in documenten en mappen en informatie uitwisselen tussen u en de organisatie die u als (gast)gebruiker uitnodigt.

De klant van Decos, de organisatie die ons DecosCloud platform gebruikt, is de databeheerder wat betreft de verwerking van uw gegevens. Dit kan een gemeentelijke organisatie zijn, een (semi)overheidsinstantie of een onderneming of een midden- of kleinbedrijf. De klant gebruikt uw gegevens om zijn diensten via ons platform aan te bieden, onder meer door u meldingen te sturen en u op de hoogte te houden van de voortgang van de verschillende diensten en processen die wij via DecosCloud aanbieden.

De klant zal aan de hand van zijn eigen privacybeleid besluiten hoe uw gegevens worden verwerkt en behandeld. Deze gegevens kan hij verstrekken aan derden, zoals opdrachtnemers, compagnons of gespecialiseerde bedrijven.

Decos verwerkt uw gegevens voor het geval wij onze klant ondersteuning moeten bieden. In dat geval hebben wij toegang tot uw gegevens. Wij zullen deze gegevens nooit aan derden verstrekken (met inbegrip van opdrachtnemers, compagnons of gespecialiseerde bedrijven). Zodra de klant de gegevens vernietigt hebben wij niet langer toegang tot de gegevens.

Hieronder treft u een gedetailleerd overzicht van de gegevens die op DecosCloud verwerkt worden:

E-mailadres
Uw e-mailadres is vereist voor het aanmaken van een gebruikers- of bedrijfsaccount. Uw e-mailadres wordt gebruikt om u op de hoogte te brengen van veranderingen en voortgang. Deze gegevens worden nooit publiekelijk gedeeld of openbaar gemaakt en zijn alleen beschikbaar voor Decos en de klant.

Mobiele telefoonnummer
Uw mobiele telefoonnummer is vereist voor het aanmaken van een (gast)gebruikers- of bedrijfsaccount. Uw mobiele telefoonnummer wordt gebruikt voor de two-factor authentication via SMS-bericht in aanvulling op uw e-mail en account wachtwoord. Decos gebruikt deze gegevens niet om ondersteuning te bieden of om contact met u op te nemen. Deze gegevens worden nooit publiekelijk gedeeld of openbaar gemaakt en zijn alleen beschikbaar voor Decos en de klant.

Naam (voor- en achternaam)
Uw naam (voornaam, achternaam) is vereist voor het aanmaken van een (gast)gebruikers- of bedrijfsaccount. Uw naam wordt gebruikt voor communicatie en meldingen vanuit het platform. Deze gegevens worden nooit publiekelijk gedeeld of openbaar gemaakt en zijn alleen beschikbaar voor Decos en de klant.

Organisatie
De gegevens van uw organisatie (naam e.d.) zijn optioneel voor het aanmaken van een gebruikers- of bedrijfsaccount. Deze gegevens worden nooit publiekelijk gedeeld of openbaar gemaakt en zijn alleen beschikbaar voor Decos en de klant.

Adresgegevens
Uw adresgegevens zijn optioneel en kunt u opgeven wanneer u een gebruikers- of bedrijfsaccount aanmaakt. Deze gegevens worden nooit publiekelijk gedeeld of openbaar gemaakt en zijn alleen beschikbaar voor Decos en de klant.

Chatberichten
Chatberichten die u aanmaakt terwijl u samenwerkt met de klant aan processen of in mappen binnen het platform zullen worden opgeslagen.

We gebruiken de hierboven omschreven gegevens tevens voor:

Klantenservice en verbetering
DecosCloud biedt de mogelijkheid om feedbackberichten aan Decos te sturen. Dit is iets anders dan de meldingen binnen het openbare deel – deze feedback ziet op het product DecosCloud zelf. Het kan bijvoorbeeld gaan om een opmerking over iets dat niet goed functioneert, een suggestie voor een verbetering, maar ook om een compliment omdat u een oplossing waardeert. We slaan deze gegevens op in ons ticketsysteem zodat we u kunnen helpen wanneer dat nodig is. We slaan uw e-mailadres, de datum van de opmerking en de opmerking zelf op.

Account
Een gebruikers- of gastgebruikersaccount bestaat op DecosCloud als een combinatie van uw e-mailadres, relevante bedrijfsgegevens zoals hierboven vermeld en, optioneel, een opgeslagen wachtwoord wanneer het account een lokaal account op DecosClous betreft. Wachtwoorden worden altijd opgeslagen in sterk onomkeerbaar versleutelde vorm – wij hebben geen toegang tot wachtwoorden en de klant evenmin.

Wilt u uw persoonlijke gegevens inzien? Of wilt u gegevens aanpassen of verwijderen uit ons system? Wilt u weten wie de klant is die uw data gebruikt? Laat het ons via e-mail weten op info@decos.com en we zullen contact opnemen om u te helpen.

COOKIE INSTELLING

Het DecosCloud platform en de website maken gebruik van browser cookies voor de navolgende doeleinden:

Noodzakelijke en functionele cookies
Deze cookies worden gebruikt om de functionaliteit te bieden die nodig is om onze websites en het platform te gebruiken, met inbegrip van het gebruik van sessiemanagement bij het inloggen op uw gebruikersaccount (authenticatiedoeleinden). U kunt deze cookies niet uitschakelen.

Tracking en performance cookies
DecosCloud gebruikt browser cookies om te kunnen analyseren hoe gebruikers onze oplossing en website gebruiken. Deze analytische gegevens kunnen niet worden getraceerd naar een gebruiker. Daarom maken we gebruik van de instellingen als aangegeven door het toezichtsorgaan Autoriteit Persoonsgegevens.

AANPASSINGEN

Decos behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij zullen daarbij altijd de toepasselijke wet- en regelgeving in acht nemen.

Versie: 7 september 2021.