Lawine aan Woo-verzoeken? Goed informatiebeheer is de sleutel

De tijd die ministeries nodig hebben om een verzoek op grond van de wet Open overheid (Woo) af te handelen, neemt toe. Volgens de wet moet er binnen 42 dagen na een informatieverzoek een besluit genomen zijn. In het afgelopen jaar was de gemiddelde duur voordat een beslissing viel echter 172 dagen, een toename ten opzichte van de 167 dagen in 2022. Slechts 17 procent van de besluiten wordt binnen de gestelde termijn genomen.

Het ministerie van Financiën spant de kroon met een gemiddelde afhandelingstijd van 239 dagen. Hoewel het ministerie van Onderwijs relatief het snelst is, overschrijdt het met 91 dagen nog steeds aanzienlijk de wettelijke termijn van 42 dagen, die eventueel met 14 dagen verlengd mag worden.

Deze getallen komen uit een onderzoek van de Open State Foundation, het Instituut Maatschappelijke Innovatie en de Universiteit van Amsterdam met de titel Blaadjes op het spoor. Dit rapport richt zich alleen op ministeries, maar we krijgen signalen binnen dat ook binnen gemeenten en waterschappen de werkdruk op Woo-gebied hoog is.
 

Hoge werkdruk door de wet open overheid

Het onderzoek werd afgelopen maand opgepakt door diverse media, waarbij vooral de overschrijding van termijnen aandacht kreeg. Het gaat inderdaad om minder fraaie getallen, maar er is wel reden om te nuanceren. Sinds het ingaan van de Woo moeten overheden niet alleen enorme hoeveelheden documenten actief openbaren, maar blijven de informatieverzoeken door journalisten en burgers binnenstromen.

Ondanks al deze tegenwind is er ook nog goed nieuws uit ‘Blaadjes op het spoor’ te halen. Immers:

• Tussen 2018 en 2023 verviervoudigde het aantal publicaties dat per jaar op Overheid.nl werd gepubliceerd van 17.000 in 2018, naar 71.000 in 2023.

• In antwoord op Woo-verzoeken publiceerden de ministeries in 2023 ongeveer 316.000 pagina’s. In 2022 waren dat ongeveer 236.000 pagina’s. Er is daarmee fors meer informatie openbaar gemaakt.
   

De invloed van hybride werken

Nu zou je kunnen denken: degene die het Woo-verzoek behandelt loopt toch even de kamer van de betreffende afdeling binnen om alle documentatie op te vragen? Nog afgezien van het feit dat een vraag betrekking kan hebben op documentatie die verspreid is over verschillende afdelingen, is het in dit tijdperk van hybride werken meestal niet meer gebruikelijk dat een afdeling van vaste werkplek heeft.

Hoe moet het dan wel? Wij geloven erin dat je eerst de informatiehuishouding op orde moet krijgen! Is dat eenmaal gedaan, dan is het zoeken naar documenten kinderspel. Zaakgericht werken is dé manier om informatiebeheer te optimaliseren.
 

De kern van goed informatiebeheer

Zaakgericht werken betekent dat je alle informatie en processtappen aan een zaak koppelt en die vastlegt in een zaakdossier. Zo houd je zicht op waar je staat, waar je vandaan komt en waar je heen gaat. En niet alleen jij, maar ook alle andere betrokkenen bij een zaak. Dit is de kern van goed informatiebeheer.

Zaakgericht werken doe je uiteraard met een zaaksysteem. En inderdaad, een modern, generiek zaaksysteem heeft alles in zich om het werk van de Woo-behandelaar makkelijk te maken: alle interne processen zijn erin vastgelegd, waardoor alle benodigde informatie om een Woo-verzoek te beantwoorden eenvoudig is terug te vinden.
 

Een zaaksysteem als centraal archief

Tijd om in te zoomen op JOIN Zaak & Document. Hoe helpt onze oplossing in de praktijk met de verschillende stappen in het Woo-proces?

• Alle informatie staat op één plek bij elkaar en is dus eenvoudig terug te vinden, mede door de uitgebreide zoekfunctionaliteiten. Onverwachte informatieverzoeken leiden op die manier niet tot lange zoektochten.

• Een zaaksysteem kan ingezet worden voor diverse processen, dus ook voor het behandelen van Woo-verzoeken. Je kan een specifiek proces inrichten voor Woo-verzoeken, waarin de behandeling stapsgewijs kan worden doorlopen en gemonitord, inclusief afhandelingstermijnen.

Voordat je documenten extern deelt, kun je gevoelige informatie eenvoudig anonimiseren, als vast onderdeel van het werkproces. Enerzijds om aan de privacywetgeving te voldoen, anderzijds om persoonlijke beleidsopvattingen van collega’s niet met de buitenwereld te delen. Met de integratie voor DataMask, Octobox en BM Dataprotector anonimiseer je documenten volledig geautomatiseerd vanuit JOIN.
 

Informatieversnippering: altijd op de loer

Zaakgericht werken is echter geen oplossing voor al je problemen. Er is een trend gaande die toch weer versnippering in het informatielandschap brengt: de steeds groter wordende populariteit van taakspecifieke applicaties. Deze trend is op zich heel begrijpelijk, omdat een passende applicatie een gebruiksvriendelijk werkproces oplevert voor de betrokken afdeling. Bij een Woo-verzoek ontstaat echter het risico dat je documenten over het hoofd ziet. Hoe tackelen we deze extra uitdaging?

Wij raden aan om deze applicaties op de achtergrond te integreren, waarbij alle archiefwaardige informatie direct in het zaaksysteem wordt opgeslagen en dus centraal beschikbaar is. Zo heb je overzicht én kun je jouw favoriete applicaties gewoon blijven gebruiken.

Kortom, met JOIN is meer mogelijk dan je wellicht dacht! Heb je hulp nodig met de juiste inrichting? Je accountmanager helpt je graag verder. Zo neem je het initiatief in het openbaarmaken van documenten en loop je niet achter de feiten aan.